Ajánlat sorszáma: SZTE/2023/PSZ13197

Ajánlattételi határidő: 2023. június 14 09:00

Szállítás, teljesítés tervezett időpontja: A szolgáltatás időpontja és teljesítési határideje 2023. június 23 - 24., így Felek a szerződést a szerződéskötés időpontjától számítottan határozott időtartamra kötik 2023. június 24-ig.

A beszerzés rövid ismertetője:

SZOLGÁLTATÁS: Komplex rendezvényszervezési szolgáltatás nyújtása a Hungarian Startup University Program 2022-2023-as tanévének zárását jelentő szakmai és közösségépítő esemény során, azaz a megszervezés és a lebonyolítás elvégzése, ebbe beleértve a 2. pontban részletezett igények rendelkezésre bocsátását.

• Tervezett létszám: 60 fő
• Időpontja: 2023. június 23. 12:00 – 2023. június 24. 2:00
• Helyszín: Megbízott által biztosított helyszín

 

SZOLGÁLTATÁS RÉSZLETEI

• 1) A szolgáltatás célja

Egy olyan szakmai és közösségépítő esemény megszervezése, ami a Hungarian Startup University Program 2022-2023-as tanévének zárásán túl a program által elért eredményeket katalizálja, azaz a startup és a vállalkozóiság témakörével megismertetett lelkes hallgatói bázist beemelni a szegedi startup ökoszisztéma vérkeringésébe a következő lehetőségeken keresztül:

• inspiráló tapasztalatok és hasznos praktikák megismerése a HSUP korábbi sikeres csapataitól
• SZTE Virtus program mentori csapatának és szakterületének megismerése
• Express Innovation Agency szakmai támogatás portfóliójának megismerése, és személyes találkozási lehetőség a képviselőkkel
• a további előre haladás céljából előnyös kapcsolatok szerzésének lehetősége a szakmai networking segítségével
  
  
• 2) Követelmények:

Rendezvény helyszín biztosítása

• Biztosítás időpontja: 2023. június 23. 12:00 – 2023. június 24. 2:00
• nem SZTE tulajdonú, elegáns megjelenésű, belvároshoz közeli (az Egyetem Szeged, Dugonics tér 13. címen található épületétől gyalogos megközelítéssel max. 2 km-es távolságban lévő), könnyen megközelíthető helyszín
• egy időben és térben történő befogadó képesség minimum 60 fő asztalos ültetésessel
• nem releváns szempont az asztalok mérete és alakja
• rendezés szempontjából releváns szempont a vetített tartalomra való megfelelő rálátás minden asztaltól
• a helyszín legyen alkalmas egy svédasztalos vacsora tálalására az adott helyiség egyik sarkában/szélső részén
• az asztalok legyenek alkalmasak a svédasztalos vacsora ülve történő elfogyasztásához
• prezentálási lehetőség előre összeszerelt infrastruktúrával (vetítő, vetítő vászon, laptop, pointer, hangosítás, szükséges kábelek pl. HDMI)

 

Catering szolgáltatás biztosítása

• 18:00 – 19:00 időszakban előzetesen egyeztetett ételkínálat alapján svédasztalos étkezés lehetőségének biztosítása
• főétel, ami tartalmaz 3 fajta húsételt és egy vegetáriánus ételt
• a húsételekből 1 fajta gluténmentes, 1 fajta tejtermék mentes, 1 fajta tetszőleges húsétel lehet
• a vegetáriánus étel valamilyen rántott zöltség legyen (a zöldség fajtája tetszőleges lehet)
• minimum 2 fajta köretet
• első fajta mindenképpen sültburgonya (lehet hasáb vagy steakburgonya)
• Továbbbi köretek opcionálisak
• vegyes savanyúság
• 2 fajta desszert, amelyek közül az egyik a hagymányos- másik a tejmentes és gluténmentes étrendnek megfelelő
• 2023. június 23. 16:00 – 2023. június 24. 2:00 között, azaz a rendezvény teljes ideje alatt korlátlan (szabad fogyasztású), minimum 3 fajta rostos üdítő, minimum 3 fajta szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz
• nagy méretű, minimum 1 literes kiszerelésben (nem kisüveges, azaz nem 0,25 és 0,33 liter), üvegpohárba kitöltve
• minimum 2 fő felszolgáló személyzet, aki melegen tartó tálakban kitálalja az ételeket, előkészíti az étkezéshez szükséges infrastruktúrát, leszedi az asztalokat étkezés után, pótolja a hiányzó italokat az asztalokon, stb.)

 

Hangosítás biztosítása

• elegendő hangtechnika/hangszóró a helyszín biztosítására
• 2 vezeték nélküli mikrofon biztosítása
• a rendezvény időtartama alatti rendelkezésre állás 1 fő hangtechnikussal
• rendezvényre való felkészülés, eszközök előzetes üzembe helyezése
• prezentációk hangosításának biztosítása
• az este további részében igénynek megfelelő zenei szolgáltatás biztosítása

 

Fotós szakember biztosítása

• a rendezvény időtartama alatti rendelkezésre állás a kellő mennyiségű (minimum 100 db fénykép) és minőségű fotódokumentáció elkészítése a következő egységekről mindenképp: teremről képek, érkezés, előadások, prezentálók, résztvevőkről életképek, vacsora, csapatkép, esti networking, stb.)
• utólagos módosítási, szerkesztési munkák elvégzése minimum 2 körös egyeztetés, visszajelzés alapján
• átadás: a fotós által küldött Google Drive linken keresztül digitális formában

Letölthető állományok:
arajanlat_szolgaltatas_hsup_2023..docx

Bírálati szempont: legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás


További információk:

A SZTE Kötelezettségvállalási Szabályzata alapján, amennyiben a szerződéses ajánlat értéke meghaladja a bruttó 2 millió Forintot, érvényes szerződés csak az SZTE Kancellár jóváhagyásával köthető. Erre tekintettel tájékoztatjuk a Szolgáltatót/Szállítót, hogy a kancellári jóváhagyás elmaradása esetén a szerződést a Megrendelőnek nem áll módjában megkötni.

Az ajánlati ár csak forintban (HUF) adható meg, amennyiben a benyújtott ajánlaton forintos (HUF) ár nem szerepel, az ajánlatot érvénytelennek nyilvánítjuk.

Árajánlat tartalmi elemei:

Az árajánlat benyújtásához elkészítésre került egy „Arajanlat_szolgaltatas_HSUP_2023." című sablon dokumentum, amely tartalmazza az összes tartalmi elemet, ami az árajánlat sikeres befogadásához szükséges, így kérnénk minden tartalmi elem minél részletesebb kitöltését. A könnyebb kitöltés érdekében a sablonba kerültek javaslatok megjegyzés formájában, és potenciális tartalmi elemek. Ezek illeszkedés esetén beépítésre és megtartásra kerülhetnek, de törölhetőek is, a lényeg, hogy a sablon minden pontja kitöltésre kerüljön.

Fizetési feltételek: vállalkozó a 2023. június 24-ei teljesítésigazolást követően 1 db számla benyújtására jogosult - a szolgáltatás részleteinek (lásd 2) pont) megfelelően, - melyet Megrendelő a számla kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, átutalással teljesít.

Ajánlat benyújtásának módja:
Felhívjuk az ajánlattevők figyelmét, hogy 2015.09.01-től ajánlatot kizárólag csak elektronikus formában, - a honlapon feltöltve - fogad be az ajánlatkérő.
( A borítékban beadott ajánlat érvénytelen!)
A dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Ajánlatát cégszerűen aláírt pdf formátumban, az adott eljárás weboldalán a jobb felső sarokban levő "ajánlattétel" linken keresztül tudja az ajánlattevő feltölteni.

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Kuczora Attila, irodavezető

kuczora.attila@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Baka Dávid, üzletfejlesztési koordinátor SZTE Stratégiai és Fejlesztési Főigazgatóság, tel: +36 30/554-9872

email: baka.david@szte.hu


Felek rögzítik, amennyiben a finanszírozás az európai uniós forrásfinanszírozás keretrendszerében történik a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 39. § (8) és 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet 52/A. § (6) és a 373/2022. (IX. 30.) Korm. rendelet 34. § (6) foglaltaknak megfelelően Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesz Megrendelő/ Vevő kérésére az iránymutatás az összeférhetetlenségek költségvetési rendelet szerinti elkerüléséről és kezeléséről szóló bizottsági közlemény (2021/C 121/01) szerinti esetekben.
Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó köteles nyilatkozatot tenni alvállalkozó igénybe vételéről és alvállalkozó igénybevétele esetén adott esetben aláírt alvállalkozói nyilatkozatot Megrendelő/Vevő kérésére kiállítani. Megrendelő/Vevő a részszámla/végszámla befogadásának feltételeként köti ki, hogy a Eladói/ Megbízotti/ Vállalkozói és alvállalkozói összeférhetetlenségi nyilatkozatokat Megrendelő/Vevő kérésének eleget téve Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó aláírt eredeti példányát elektronikus úton és papír alapon is rendelkezésre bocsátotta.
Amennyiben Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó illetve igénybe vett alvállalkozó adataiban olyan változás következik be, mely érinti az összeférhetetlenségi nyilatkozatot, úgy a módosított nyilatkozatokat Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó megküldi Megrendelő/Vevő részére elektronikus formában és papír alapon egyaránt.

Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

Nyertes ajánlattevő: Best Iroda Kft.
Nyertes ajánlati ár: 799 600,-Ft+ÁFA